LES METHODES D’ANALYSE DU TRAVAIL
Parmi les différentes méthodes d’analyse du travail, en voici quatre qui pourront vous aider à analyser le poste de votre apprenant.
Afin que ces méthodes soient efficaces, il faut que vous sachiez précisément quel type d’informations vous cherchez et comment les organiser. Il est donc préférable de préparer une grille d’analyse et de structurer votre démarche.
1 - INVENTAIRE DE VOS ACTIVITES QUOTIDIENNES
Vous pouvez commencer par noter quotidiennement toutes vos activités professionnelles et ce,
pendant une ou plusieurs semaines. L’objectif est d’identifier ce que vous faites avec le plus de
précision possible.
.. 1- Conditions
Cette méthode est pertinente si l’apprenant occupe un poste dont les activités sont proches des
vôtres. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez essayer de proposer à un collègue, plus proche de
l’apprenant par ses missions, de réaliser cet inventaire avec vous.
.. 2- Remarque
Certaines activités sont récurrentes. Elles sont donc rapidement identifiables. Mais si vous voulez
être le plus exhaustif possible, n’oubliez pas vos activités occasionnelles : malgré leur faible
fréquence, elles peuvent être décisives pour la maîtrise du poste.
2 - ANALYSE DOCUMENTAIRE
Consultez et exploitez des documents tels que des descriptifs de postes, un référentiel de
compétences, un répertoire ou un référentiel métiers.
.. 1- Conditions
Ceci implique que votre entreprise dispose de ce genre de documents ou que vous ayez le temps
de vous rendre dans une structure qui en propose en consultation libre (ANPE, ONISEP ou CIO).
.. 2- Remarques
Ces supports peuvent être de bons points de départs, mais ils ne vous dispensent pas d’un travail
d’analyse. Vous êtes un professionnel qui a l’expérience du terrain, vous avez appris à distinguer
précisément ce qui fait la richesse et la complexité de votre métier. Ne vous cantonnez pas à une
définition du travail prescrit : décrivez votre travail réel, c'est-à-dire votre activité au quotidien
avec ses spécificités, ses difficultés et ses astuces.
3 - ENTRETIENS AVEC D’AUTRES PROFESSIONNELS
Vous pouvez rencontrer d’autres professionnels de l’entreprise pour savoir comment ils
perçoivent le poste confié à l’apprenant, comment ils le définissent, quelles en sont, selon eux, les
caractéristiques ou encore quelles relations lient leur poste avec le poste analysé (s’il y en a).
..1- Conditions
Cette méthode exige une certaine disponibilité et vous demande une petite préparation
(élaboration d’une grille d’entretien, même succincte).
.. 2- Remarques
Il est toujours enrichissant d’interroger des personnes qui n’occupent pas le type de poste que
vous analysez. Elles ont un point de vue distancié et peuvent identifier des éléments qu’un
spécialiste peut oublier, comme des gestes ou des pratiques si récurrents qu’ils finissent par
devenir des automatismes inconscients.
4 - OBSERVATION DIRECTE
Observer des collègues ou vous faire observer en situation de travail est également une méthode
pratique pour identifier le contenu de certains postes.
.. 1- Conditions
Cette méthode est particulièrement adaptée pour décrire des métiers manuels ou des postes qui
requièrent des postures spécifiques ou des gestes techniques précis et significatifs.
.. 2- Remarques
Pour les activités intellectuelles, cette méthode n’est absolument pas adaptée ! Observer un
conducteur MAP (de machine à papier) surveillant ses écrans de contrôle ou regarder l’assistante
du service communication corriger la maquette du journal interne ne vous suffira pas pour
identifier toutes les activités intellectuelles mobilisées par l’opération de contrôle ou par les
techniques d’écriture journalistique. Cette méthode n’est donc pas efficace pour identifier les
compétences liées à ce type d’activité.
تحليل العمل
تتكون عملية تحليل العمل من جانبين ، هما وصف العمل وتحديد متطلباته ، ويتم جمع بياناتهما التي عرضنا لها . ويمثل هذا الجانبان شقي تقرير تحليل العمل .
ويمكن أن نعرض لهذهين الجانبين تفصيلاً على النحو التالي :
1- وصف العمل ( Job Description )
وهو عبارة عن الوصف المكتوب لكل من خصائص وواجبات ومسئوليات العمل ، وهو الهدف الرئيسي من تحليل العمل . فبعد أن يتم استيفاء عدد من بطاقات تحليل العمل من خلال مجموعة من المختصين في توصيف العمل أو تحليله يشرع في دراسة البيانات الواردة في كل بطاقة واستخراج الصفات التي تم الاتفاق عليها في مختلف البطاقات ، ولا يقتصر الاهتمام على نوع الصفة فقط ، وإنما على درجة أهميتها أيضاً .
ويتحقق من خلال وصف العمل مزية أساسية تصف العمل وهي الاقتصاد والإيجاز .
إذ يتم عادة تحليل العمل بمصادر مختلفة ، مما يفضي إلى نتائج تفصيلية ومطولة ، إن لم تكن متكررة ، ولهذا يتم تنظيم هذه البيانات وإيجازها في تقرير نهائي رسمي " وصف العمل " ويركز هذا التقرير على ما يؤديه العامل بالفعل ؟ وكيف يؤديه ؟ ولماذا ؟
فمن عناصر تقرير وصف العمل ما يلي :-
( أ ) أسم العمل .
( ب ) أنشطة وإجراءات العمل : وتضم وصف المهام والمسئوليات والأدوات والآلات المستخدمة ، وكذلك تفاعلات العامل مع الآخرين ، ومدى ما يمارسه أو يتلقاه من إشراف .
( ج ) ظروف العمل ( البيئة الفزيقية ) : كالحرارة والإضاءة والضوضاء ومخاطر العمل ، ووصف المعدات المستخدمة ، وترتيب مكان العمل .
( د ) البيئة الاجتماعية : كبيانات عن عدد الأفراد في جماعة العمل ، ومقدار التفاعلات اللازمة لاداء العمل ، وعلاقة العمل بالأعمال الأخرى في بقية الأقسام .( Bellows , 1961 , P . 204 )( Casico , 1982 , P . 51 )
و لا ينبغي بالضرورة أن يتقيد المحلل بهذه الفئات من البيانات بل في إمكانه بالطبع أن يضيف أو يعدل من البيانات التي يراها مهمة وتخدم أغراض وصف العمل . إذ تختلف هذه البيانات باختلاف الغرض من وصف العمل بصفة عامة وتحليل العمل بصفة خاصة من وضوح الهدف من تحليل مطلب أساسي لتوجيه خطوات عملية التحليل ذاتها . بدءاً من إجراءات وصف العمل .
وعلى المشرف على تحليل العمل أن يضمن في تقريره عن وصف العمل تلك الصفات التي حظيت باتفاق المحللين في نوع الصفة ومدى أهميتها ، فإذا حدث اختلاف في تحديد الصفات اللازمة لهذا العمل يجب أن يتدخل المشرف لدراسة أسباب الاختلاف وعلاجها ، ومن هذه الأسباب :-
- اختلاف فهم المحللين لبعض التعليمات .
- صعوبة أو غموض أحد المفاهيم أو العبارات الواردة في استمارة التحليل .
- عدم تعاون إدارة العمل أو العاملين مع المحلل ، ربما نتيجة عدم الفهم لأهداف التحليل .
أما إذا كان هناك اتفاق بين محلل العمل على نوع الصفة واختلفوا في مدى أهميتها ، يوصى البعض بالرجوع إلى آراء المختصين من المهندسين أو الفنيين ذوي الخبرة الكبيرة في العمل ( صالح ، 1967 ، ص 170 ) إلى جانب ذلك يمكن حساب المتوسط الحسابي والانحراف المعياري لأهمية كل صفة ، فنحصل على مقياس للنزعة المركزية وآخر للتباين في تقدير الصفات .
وعند إعداد تقرير وصف العمل يجب أن يراعى عدة اعتبارات من أهمها : -
- الدقة في وصف العمل كاملاً ( إلا إذا اقتصر الوصف على جزء منه ) .
- استخدام الأسلوب اللغوي المباشر الذي لا يحتمل أكثر من معنى .
- وصف العمل وخطواته باستخدام الزمن المضارع .
- أن تبدأ كل جملة بفعل نوعي قدر الإمكان للإشارة إلى ما يفعله العامل .
- استبعاد الكلمات أو العبارات التي تعبر عن اتجاهات العاملين ( مثل : ممل ، سهل ، غامض ، مشوق ... إلخ ، إلا إذا كان التقرير جزءاً عن هذا الموضوع ) .
- ترقيم مهام العمل بصورة متتابعة مع تحديد النسبة المئوية للزمن الذي يستغرقه أداء كل مهمة في نهاية وصف المهمة ويجب ألا يقل زمن المهمة التي توصف عن ( 5 % ) من الزمن الكلي لدورة العمل .
- في حالة وصف العمل تفصيلاً ، يجب وضع عناوين محددة لكل مهمة من مهام العمل .
- مراجعة البيانات والمصطلحات الفنية مع المشرف أو رئيس القسم .
- شرح موضح للمصطلحات والمفاهيم الفنية الواردة في وصف العمل . ويمكن أن يدرج ذلك في ملحق خاص .
- متابعة تقرير وصف العمل من حين لآخر ، لتعديله وتحسينه وخاصة كلما حدث تغيرات في العمل أو إرادته .
- ذكر تاريخ وصف العمل بعد الانتهاء من كتابته لتتبع تغيرات العمل ومقارنتها بتعديلات التقرير ( معتر ، 1989 ، 45 – 46 ) .
( * Job Specification )
2- المتطلبات الشخصية للعمل أو متطلبات العمل ( Job Specification ) :
تمثل متطلبات العمل الجانب الثاني من إجراءات تحليل العمل أو بياناته وهو عبارة عن تقرير يضم المؤهلات والخبرات والخصال الواجب توافرها في الشخص لأداء العمل موضع التحليل . وتعرف المتطلبات الشخصية للعمل بأنها الوصف المكتوب للقدرات والسمات والمتطلبات الشخصية الأخرى التي يتطلبها عمل معين ( نجاتي ، 1964 ، ص 52- 53 ) .
كما تعرف بأنها الخصال والمؤهلات المرغوب توافرها لدى طالبي عمل معين وعادة ما تصاغ في صورة معايير رسمية تمثل متطلبات العمل من الخبرة والخصال الجسمية والدرجات الدنيا على اختبارات معينة . ( Mccormick & llgenm 1984 , P . 104 )
ونلاحظ من ذلك أن تقرير متطلبات العمل لا يصف بيئة العمل ولا مهامه أو واجباته ، وإنما يركز على الخصال الشخصية اللازمة للأداء العمل بنجاح ، ويفيد هذا التقرير بصفة خاصة في عمليات الاختبار والتوجيه والترقي والنقل .
ولم تعد متطلبات العمل شروطاً كيفية ، وإنما تطرقت إليها محاولات القياس والتكميم . ولذا من التعريفات الدقيقة لمتطلبات العمل هو أنها سجل مكتوب يتضمن الحد الأدنى من المتطلبات أو المعايير الواجب توافرها في شاغل عمل معين .
( Bellows , 1961 , P . 187 )
ويعني هذا أن تحديد متطلبات العمل تتطلب الموضوعية ضماناً للدقة في التحديد والاستخدام ، فلا يعتمد الوصف على الجوانب الكيفية وإنما يجب تحديد الحدود الدنيا من الدرجات على اختبارات معينة ومحدودة بالاسم وخاصة اختبارات الذكاء والقدرات والاستعدادات وسمات الشخصية ... إلخ . بحيث لا يقل مستوى طالب العمل عنها ، لضمان نجاحه في أداء العمل .
ولكن ما الهدف من تحديد المتطلبات الشخصية للعمل ؟
يتم تحديد المتطلبات الشخصية للأعمال بهدف معرفة أي المعلومات المتعلقة بالعامل صادقة في اختيار وتوجيه طالبي العمل . والهدف من صدق متطلبات العمل أن يكون لدى الأفراد الذين تتوافر فيهم هذه المتطلبات فرصة أكبر لأداء العمل بدرجة أفضل . بالمقارنة بمن لا تتوافر فيهم هذه المتطلبات . وبذلك فإن متطلبات الأعمال تمثل مؤشرات للتنبؤ ( Predictors ) بالأداء على محك معين ( كالإنتاجية أو معدل الحوادث أو الانتظام أو تقارير المشرفين ) ... إلخ .
وتضم متطلبات العمل ( أو مؤشرات التنبؤ ) ما يلي :
- الخبرة بالعمل .
- التعليم .
- التدريب .
- بيانات بيوجرافية .
- بيانات بدنية ( كالطول والوزن والقدرة البصرية ، والقدرة السمعية ) .
- معلومات عن مختلف القدرات والاهتمامات وسمات الشخصية وغيرها .
وتختلف متطلبات العمل من حيث مدى وضوحها وإمكانية تحديدها ، فمثلاً يتطلب عمل كاتب الحسابات ( بوضوح ) قدراً من القدرة الحسابية ، ويتطلب عمل الشحن قدراً من القوة والمثابرة البدنية . هذا من جهة ، في حين تكون متطلبات عمل فني المعمل أو مخطط المدن ليست بنفس الدرجة من الوضوح .
كما تختلف متطلبات العمل المطلوب تحديدها باختلاف الهدف من استخدامها . فمتطلبات العمل التي نحددها لاختيار الأفراد المدربين والذين لديهم خبرة بالعمل تختلف عنها لاختيار الأفراد غير المدربين ممن لديهم إمكانية تعلم العمل محل الاهتمام . ويمكن أن نعرض لهذين النوعين من المتطلبات على النحو التالي : -
( أ ) متطلبات العمل من العاملين المدربين :
( Specification For Trained Personnel )
إذا كان الهدف هو البحث عن أفراد مدربين ولهم خبرة بالعمل ، تتركز المتطلبات أساساً على طبيعة ومدة ونوعية كل من التدريب والتعليم والخبرة اللازمة للعمل .
( ب ) متطلبات العمل من العاملين غير المدربين :
( Specifications For Untrained Personnel )
إذا كنا نبحث عن أفراد غير مدربين لعمل معين ( ربما من أجل ترشيحهم للتدريب عليه ) يتركز اهتمامنا على الجوانب التي تعكس إمكانياتهم في العمل ، وتشمل الاستعدادات والقدرات والمهارات والخصال البدنية والشخصية ، والاهتمامات . وهذه المتطلبات ليست من المتطلبات الداخلية في العمل ، وإنما هي من الجوانب المتصلة بإمكانيات الفرد في أداء ( أو التدرب على ) عمل معين .
وعادة ما نجد أن تحديد متطلبات العمل من العاملين المدربين أكثر دقة ومباشرة عند تحديد متطلبات العمل من غير المدربين ، فبالنسبة للعاملين المدربين تحدد عادة المتطلبات من خلال طبيعية ومدة ونوعية خبرة العمل والتدريب والتعليم ، وهو ما يشير إلى القدرة الراهنة على أداء العمل . بينما عند تحديد المتطلبات من غير المتدربين نحتاج إلى تحديد الخصال التي تشير إلى إمكانية توافر القدرة على أداء العمل بعد التدريب أو ممارسة العمل . ( Mccormick & llgen , 1984 , P 104 – 106 )
خلاصة ذلك أن تحديد متطلبات العمل لاختيار الأفراد الجدد غير المدربين يعتبر أكثر صعوبة منها عند اختيار ذوي الخبرة بالعمل . إذ يتطلب اهتمامنا في الحالة الأولى على التنبؤ بملائمة الأفراد الجدد للتعلم والتدريب والتوافق مع العمل . وذلك بتحديد القدرات والخصال المفترض أنها ضرورية لعملية التنبؤ .
وثمة طرق عديدة لتحديد متطلبات العمل ، يتم الجمع عادة بينها ، ولكنها يمكن أن تندرج في ثلاث فئات هي : -
- الحكم ( Judgement ) :
يتم أحياناً تحديد متطلبات الأعمال ليس من خلال تحليل العمل وإنما من خلال إصدار أحكام مكتوبة أو غير مكتوبة عن العمل ، على اعتبار أن لكل عمل كياناً وقد تصدر هذه الأحكام من خلال التخمين ، دون توافر دلائل لصدقها من عدمه . وبالتالي فإن صدق المتطلبات الناتجة عنها يظل في نطاق الشك ، وقد تصدر هذه الأحكام المتعلقة بمتطلبات الأعمال اعتماداً على المعرفة والفهم لأنشطة العمل . وهذا بمثابة عملية استنتاجية ، ولذا قد يطلق على هذا الأسلوب منحى مضاهاة الإنسان بالوظيفة ( Man – Position Matching Approach ) ، وعادة ما تكتسب نتائج هذا الأسلوب ثقة أكبر ، فمثلاً الحاجة إلى ارتفاع مستوى القدرة الحسابية يمكن استنتاجها بثقة معقولة من العمل المحاسبي الذي يحتاج بطبيعته إلى جمع وطرح الأعداد ومع ذلك ليست كل استنتاجات متطلبات الأعمال على نفس الدرجة من الوضوح ، مثل تحديد متطلبات الباحث الكيميائي ، وهو ما يتطلب عمل الاستنتاجات في ظل متابعة ظروف وإجراءات العمل .
- إجراءات تحليل العمل :
تعتمد هذه الطريقة على أسلوب أكثر تنظيماً حيث يعتمد على استخدام تقرير وصف العمل ( الناتج عن تحليل العمل ) الذي يحدد واجبات ومسئوليات العمل على جانب ظروفه الفيزيقية والآلات المستخدمة . فمن خلال هذه المعلومات يقوم المشرف أو محلل العمل ( أو ربما شاغل العمل ) باستنتاج القدرات والخصال الشخصية الواجب توافرها في المستخدمين الجدد كي يؤدوا العمل بنجاح .
وتتفاوت دقة ووضوح هذه الاستنتاجات فيما بينها ، فمثلاً إذا كانت واجبات إذا كانت واجبات العمل تتضمن قراءة الميكرومتر فإن الاستنتاج الأكثر منطقية هو أن يتوافر لدى الفرد قدرة بصرية مرتفعة نسبياً لأداء هذه المهمة ، بينما استنتاج خصال الشخصية يعتبر أقل وضوحاً .
ونلاحظ مما سبق أن متطلبات العمل المستنتجة من بيانات تحليل العمل تعتمد بدرجة كبيرة على الحكم البشري لشاغلي العمل والمشرفين ومحلل العمل ، وإن كانت هذه الأحكام يتم اقتراحها من خلال المعلومات الحقيقية عن العمل ، ولكن هذا التأييد نسبي يحتاج إلى التحقق من مصداقيته من خلال تحليل المعلومات الفعلية عن العمل ، وليس مجرد إصدار حكم بشأنها ، وهو ما سنعرض له في طريقة التحليلات الإحصائية .
- التحليلات الإحصائية :
تستخدم التحليلات الإحصائية لتحديد متطلبات الأعمال ويتم ذلك إما بتحليل البيانات الناتجة عن تحليل العمل ، أو تحليل بيانات امبريقية أخرى عن العاملين في عمل ما وعلاقتها بمستوى الأداء في العمل ، ويمكن أن نتنوع مصادر المعلومات ( مؤشرات التنبؤ ) لتشمل درجات الفرد أو إجاباته في الاختبارات أو المقابلات أو الملاحظة لعينات من العمل ، وكذلك البيانات البيوجرافية ( كالعمر والتعليم ... إلخ ) ويستعان بمؤشرات الفاعلية في العمل ( في ظل اختلاف خصال وقدرات الأفراد ) أو المحكات الثنائية ، ومنها البقاء في العمل أو عدمه ، أو الترقي أو عدمه ، ويتم تحليل هذه البيانات إحصائياً بطرق منها حساب معاملات الارتباط بين الدرجات على المقياس ( مؤشرات التنبؤ ) وقياسات الأداء في العمل ( المحك ) ، وكذلك حساب الفروق بين العاملين الناجحين في العمل والعاملين الفاشلين فيه من حيث العمر والتعليم والقدرات والسمات ... إلخ ، وثمة إحصائيات إخرى كالانحدار البسيط أو المتعدد الذي يمكننا من التنبؤ وثمة تحليلات أخرى تستخدم لتحديد متطلبات العمل بدقة عن طريق تحديد أي البيانات ( مؤشرات التنبؤ ) ترتبط ارتباطاً دالاً بالمحكات الأدائية في عينة الدراسة .
وتختلف أساليب التحليل الإحصائي باختلاف طبيعة المعلومات والهدف المراد منها ، سواءً كان تحديد متطلبات العمل أو التحقيق من صدقها ، أو للتأكيد من دقة متطلبات العمل الناتجة عن الأحكام أو عن إجراءات تحليل العمل ، وغالباً ما تفضي هذه التحليلات إلى متطلبات عمل محددة بدقة ، لا نصل إليها من خلال تحليل العمل وحده ، أو من خلال الملاحظة العارضة للعاملين في العمل .
استنتاجاً مما سبق يتم تحديد متطلبات الأعمال من خلال تحليل العمل الذي يمثل محور عمليتي الاختبار والتوجيه ، سواءً تمت معالجة بيانات هذا التحليل من خلال الحكم البشري أو من خلال التحليلات الإحصائية . وباستخدام التحليلات الإحصائية للبيانات الواقعية الناتجة عن تحليل العمل تزداد متطلبات العمل دقة وموضوعية .
نخلص من ذلك أن تحليل العمل يهتم بنوعين من المعلومات هما :
- معلومات عن وصف العمل / وتتمثل في تعريف العمل وتحديده بدقة ووصف واجباته ومسئولياته والطريقة التي تنجز بها كل مهمة .
- معلومات عن متطلبات العمل أي المؤهلات والخبرات والإمكانيات العقلية والنفسية والجسمية التي يجب توافرها لدى العامل في مستوى لا يقل عن الحد الإدنى اللازم للنجاح في اداء العمل .
و لا تهم المؤهلات التي تتوافر لدى العامل الحالي مثلاً إذا كان عامل اللحام قد تدرب فيما مضى على أعمال الكهرباء فإن هذه الحقيقة لا تفيد إذا استخدم العامل هذا التدريب في أداء العمل .
و لا يهم إن كان تعليم العامل ثانوي أم جامعي ما لم يتطلب عمله هذا النوع من التعليم ، هذا لأننا بصدد تحليل عمل وليس تحليل للعامل .
ومن الممكن أيضاً أن تضاف معلومات أخرى تندرج ضمن وصف العمل ومتطلباته ، فعادة ما تختلف بيانات تحليل العمل باختلاف طبيعة العمل الذي يحلل ، وباختلاف أغراض استخدامها ففي الأعمال اليدوية مثلاً يتركز اهتمام محلل العمل على وصف الحركات ومختلف العمليات التي يقوم بها العامل والأدوات التي يستخدمها والظروف المختلفة التي يؤدي فيها العمل ... إلخ .
أما في الأعمال الإدارية والإشرافية والتجارية فإن النشاط اليدوي أقل أهمية ، ولذا يتركز اهتمام المحلل على وصف الواجبات التي يتكون منها العمل ، وأنواع المواقف التي يتعرض لها الشخص في هذه الأعمال ، وعلى طريقة توافقه مع هذه المواقف ، وبالرغم من هذا الاختلاف في التفاصيل فإن هناك كثيراً من التشابه في الموضوعات الرئيسية التي تتضمنها هذه البيانات .
وختاماً جدير بالإشارة إلى أن موضوع تحليل العمل بجانبيه وصف العمل وتحديد متطلباته من الموضوعات المحورية في علم النفس الإداري ( الصناعي ) لارتباطه بمختلف أدوار الأخصائي النفسي في مجال العمل . سواءً كان الاختيار أو التوجيه أو التدريب أو تقييم العمل أو تقييم كفاية العامل أو تطوير بيئة العمل أو الأساليب ... إلخ
أساليب جمع البيانات
– الدراسات السابقة عن تحليل العمل
من أولى الخطوات التييتبعها القائم بتحليل العمل أن يجمع مختلف الدراسات السابقة التي اهتمت بتحليل العمل محل الاهتمام ، إلى جانب ما يتيسر من المنشورات والكتيبات المتعلقة به وظروف أدائه وأخطاره ومتطلباته من القدرات العقلية والجسمية .
وعلىهذا المصدر من البيانات تحفظات لعل من أهمها احتمال وقوع أخطاء بسبب تشابه اسم العمل بينما تختلف طبيعة العمل الذي تم تحليله في الدراسة السابقة عنه بالنسبة للعمل الذي نريد تحليله . ولذا وجب التأكد من التشابه التام بين العملين ، ويستلزم هذا أن يكون لدى المحلل معرفة سابقة بالعمل الذي يريد تحليلة . وفي هذا السياق نذكر بوجود قائمة شاملة ومقننة للأعمال يحويها دليل المسميات المهنية ( The Dictionary Of Occupational Titles ) المعروف بـ ( Dot ) الصادرة من إدارة التوظيف والتدريب في وزارة العمل الأمريكية ،وهي عبارة عن تعريفات موجزة ودقيقة لحوالي 22.000 عمل . ويمكن من خلال هذه القائمة ان يكتسب محلل العملالمعلومات الأساسية عن أي عمل يريد تحليله ، وتزداد أهمية هذه القائمة مع تعديلها وتنقيحها دورياً حسبما تتغير وتتطور الأعمال ( Schultz & Schultz , 1990 , P , 94 ) أما على المستوى العربي التابع لمنظمة العملالعربية " التصنيف المهني العربي " وهو عبارة عن دليل يقع في ( 688 ) صفحة يصنف ويصف ( 1803 ) عملاً ، ويشتمل كل وصف على ملخص لمهام و واجبات العامل والأجهزة الرئيسية المستخدمة ، وإشارة إلى بعدي التدريب والصحة والسلامةالمهنية ، إلى جانب البعد الإشرافي . ( منظمة العمل العربية ، 1989 ) .
ومنأولى الدراسات المحلية عن تحليل العمل ، دراسة أحمد زكي صالح عن تحليل عمل المدرس ، متبعاً طريقة أسماها ( المقومات السلوكية ) ( صالح ، 1959 ) .
وكذلكنذكر دراسة " محمود السيد أبو النيل " عن تحليل عمل مهنة السائق ، وتوصل فيها إلى إعداد أداة لوصف عمل السائق وخلص من دراسته بتحديد المعايير ، وهيعبارة عن الحدود الدنيا من الدرجات على الاختبارات النفسية الواجب توافرها لدى السائق سواءً من حيث الذكاء أو القدرات العقلية أو القدرات النوعية كالتآزر الحركي وسرعة زمن الرجع ، أو سمات الشخصية ( أبو النيل ، 1985 ، ص 67 – 187 ) .
ونظراً لأن فهم نتائج تحليل العمل المنشورة – وخاصة وصف العمل يتطلب قدراً من الخبرة الشخصية بالعمل ، يعتبر هذا الأسلوب أحدالمصادر الثانوية لجمع البيانات اللازمة لتحليل العمل .
2- الاستخبارات ( Questionnaire )
تمثل الاستخبارات أداة ملائمة لجمع أنماط متعددة من المعلومات المتصلة بالعمل من خلال أكبر عدد من العمال والمشرفين في وقت زمني أقل مما جعل من الاستخبار وسيلة أقل تكلفة من الأساليب الأخرى ، والأهم من ذلك تتميز الاستخبارات بقدرتها على دفع العامل إلى التفكير المنظم في عمله وظروفه وعلاقته بالأعمال الأخرى .
وتنقسمالاستخبارات المستخدمة في تحليل العمل إلى نوعين هما : -
أ ) – استخبارات مقننة ( Structured Questionnaires ) وهي عبارة عن قوائم لأنشطة العمل ومهامه وظروفه وخصائصه ، وأيضاً أخطاره ومتطلباته ... إلخ ، ويطلب من العامل التأشير أمام البند الذي ينطبق على عمله ، أو تقدير البند باستخدام مقياس تقدير ملائم في ضوء مدى ملائمته مع عمله أو مدى أهمية في أدائه أومعدل تكرار أداء المهمة أو مستوى صعوبتها ، أو الوقت المستغرق لتعلمها .
ب – استخبارات حرة ( Unstructured Questionnaires ) ويستخدم فيها الأسئلة مفتوحة النهاية التي تطلب من العاملين أو المشرفين وصف تفاصيل العمل والمهام التي يؤدونها .
ورغم أهمية هذه النوعية من الاستخبارات إلا أنها لا تجدي مع تلك النوعية من المبحوثين غير القادرين أو غيرالراغبين في وصف كل جوانب عملهم بتفصيل كاف ، كما يشعر البعض بالملل عند الإجابة عن مثل هذه الأسئلة فيقدمون الحد الأدني من المعلومات لينتهوا بسرعة قدر الإمكان ( Schultz & Schultz , 1990 , P , 96 ) .
وعادة ما نجد استخبارات تحليل العمل تجمع في أسئلتها بين النمطين السابقين ، بحيث تشير البنود إلى جوانب محددة من العمل ، أما الأسئلة المفتوحة فهي تعطيالحرية للمبحوث في التعبير عن خبراته ، مما يشجع المبحوث على الاستطراد ،وربما التطرق إلى معلومات بالغة الأهمية عن العمل لم تكن في ذهن المحلل من قبل .
وتتطلب الاستخبارات جهوداً بحثية ، مثل قياس المتغيرات محلالاهتمام ، أي تكميم المعلومات المتصلة بالعمل ، مثل متوسط الزمن المستغرقلإصلاح إطار السيارة أو درجة توافر خاصية معينة في العمل كالخطورة والغموض والتنوع .
وتكميم المعلومات المتعلقة بالعمل ليس غاية في ذاته ، إنما يؤدي بدوره إلى التحديد الدقيق لمتطلبات العامل من العاملين ، وفي تصنيفالأعمال إلى فصائل أو أسر وفي تقدير الأجور في مختلف الأعمال ( Mccormick , llgen , 1984 , P , 45 ) .
ومع ذلك فللاستخبارات انتقادات لا يمكنتجاهلها ومن أهمها : -
- يتطلب إعداد الاستخبارات وقتاً وجهداً وتكلفة .
- عدم فهم العمال لبعض الألفاظ أو الأسئلة الواردة بالاستخبار .
- إهمالبعض العمال الإجابة عن بعض الأسئلة .
- يصعب إثارة الشعور بالألفة لدىالمبحوث والتي يمكن تحقيقها في الاتصال المباشر وجهاً لوجه ، وهو ما يؤثرسلباً على تعاون المبحوث ، ودقة وثبات ما يقدم من معلومات .
- اختلاف الاصطلاحات التي يستخدمها العمال في ملإ الاستخبار مما يجعل التفسير مهمة صعبة .
- تتجاهل الاستخبارات تسلسل المهام أو علاقاتها بالأعمال الأخرى ،مما يجعل من الصعب التوصل إلى صورة إجمالية للعمل بالاقتصار على هذا الأسلوب ( نجاتي ، 1964 ، ص 84) ( Cascio , 1982 , P . 59 ) .
وهناك عدد من الشروط ينبغي على مصمم الاستخبار ان يراعيها حتى يتوافر لاستخباره الدقة ، ومنها : -
- أن تكون الأسئلة أو البنود مفهومه وألفاظها محددة المعنى .
- أن تعبر الأسئلة أو البنود عن المهام النوعية وليست المهام الكبرى .
- أن تكون العبارات بسيطة ، حتى يسهل على العامل الإجابة عنها .
- أن تكون غير موحية باتجاهات معينة في الإجابة عليها .
- أن يعرف العامل أو المشرف الهدف من الاستخبار حتى يجيب بدافعية أكبر .
- أن تصاغ الأسئلة بحيث تسمح بإجابات يسهل تجميعها وتصنيفها .
- تسجيل أسماء العاملين وبياناتهم الديموغرافية ، مما يزيد من دقة البيانات ويعين على إجراء دراسة طولية للمتابعة ، ويمكن أن تستخدم في المقارنة بين أداء الأفراد في ظل تباين خصالهم الديموغرافية .
- تطبيق الاستخبار على عينات كبيرة مما يزيد من ثبات النتائج مع الاستعانة بمجموعات فرعية ( مستويات مختلفة من الأعمار ، والأجور ) .ونموذج لأحد هذه الاستخبارات نجده في استخبار تحليلالوظيفية ( Position analysis Questionnaire ) ويتكون من ( 194 ) بنداًتمثل عناصر العمل مرتبطة بسلوكيات نوعية في العمل ، وتنتظم هذه البنود في ( 6 ) أقسام ، يمثل كل منها جانباً مختلفاً من سلوك العمل وهي : -
- المعلومات اللازمة في العمل .
- العمليات العقلية ( Mental Processes ) .
- مخرجات العمل .
- العلاقة بالأشخاص الآخرين .
- ظروف أو سياق العمل ( Job Context ) .
- خصائص أخرى للعمل ( Job Characteristics ) .
وتتخذالأحكام طابعاً كمياً من خلال تقدير كل عنصر من حيث مدى أهميته في العمل موضع التحليل ( Schultz & Schultz , 1990 , P , 96 - 97 ) .
- 3 الملاحظة :
لايمكن تحليل عمل ما دون مشاهدته بالعين المجردة للتعرف على طبيعته وأدواته وظروفه وأشكال السلوك التي يتطلبها . وتوفر طريقة الملاحظة هذه الإمكانية إذ تعتمد على تسجيل المحلل لكل ما يقوم به العامل . ولماذا ؟ وكيف ؟ وما هيالأدوات أو الأجهزة التي يستخدمها ؟
وترجع أهمية الملاحظة في تحليلالعمل لأسباب ، من أهمها أنها تعطي المحلل فكرة واقعية عن العمل وطبيعيته وخصائصه ، كما أن هذه الفكرة الواقعية تمكنه من فهم البيانات التي يستمدها من المصادر الأخرى غير المباشرة .
والملاحظة أسلوب ملائم للأعمال التي تتطلب أنشطة يدوية مقننة وتشكل دورة عمل قصيرة ، في حين لا تلائم قليلاً من الأعمال ، وهي التي تتطلب قدراً كبيراً من النشاط والتركيز العقلي كالمحاماة وبرمجة الحاسب الآلي ، وهندسة التصميم ، كما أن الكثير منالأعمال بها واجبات دورية تتطلب من شاغلها إنجازها كل مدة خارج دورة عمله مثل عمليات الصيانة والتنظيف الأسبوعية أو الشهرية وعملية الجرد السنوية ... إلخ .
في هذه الحالات لا تكفي ملاحظة العامل لدورة عمل كاملة ، بليجب أيضاً ملاحظة هذه الواجبات الدورية للإلمام بكافة واجبات العمل وظروفه ،وإن كانت العمليات التي يقوم بها العامل سريعة بحيث يتعذر على المحلل أن يتبعها بسهولة ، وأن يقوم في الوقت نفسه بتدوين ملاحظاته فمن الممكن أن يقوم المحلل بتصوير فيديو للعمل بحيث يتم تصوير كل حركات العامل إلى جانب ساعة حائط تعين على رصد المدة الزمنية لكل حركة ، ويفضل أن يتم تسجيل كافة الأصوات الصادرة في موقف العمل للإحاطة بكافة جوانب العمل .
ويستخدمالمحللون استمارات خاصة يدونون فيها البيانات المستمدة من ملاحظة العمال أثناء تأدية العمل ، وما يسمعونه منهم أثناء الملاحظة والمقابلة . وهذهالاستمارات نوعان . أولهما استمارات تتضمن مجموعة من الأسئلة يجيب عنها المحلل أثناء الملاحظة أو المقابلة بعبارات وصفية ، والثانية تتطلب منالمحلل التأشير أمام بعض البيانات المدونة بالاستمارة ( نجاتي ، 1964 ، ص ص 67 – 68 ) .
وهناك بالطبع العديد من الأدوات التي تجمع بين هذين الأسلوبين ومن المهم في استخدام الملاحظة أن يراعى إتباع ما يلي : -
أ ) تجنب الفضولية الزائدة قدر الإمكان حتى لا يفقد العامل تلقائيته .
ب ) ملاحظة عينة مناسبة من العاملين في دورة عمل كاملة .
ج ) إجراء الملاحظات في أوقات متعددة أثناء يوم العمل ، لدراسة التغيرات الناجمة عنعوامل منها التعب .
د ) تسجيل المعلومات أولاً بأول ، دون الاعتمادعلى الذاكرة .
ومن بين أدوات الملاحظة الشائعة تحليل العمل الوظيفي ( Functional Job Worksheet ) ويعتمد على استخدام صحفية عمل ( Worksheet ) تدون فيها المهام التي يمكن ملاحظتها .
ما يفعله العامل وما يترتب علىفعله ، وتتكون هذه الصحيفة من ألقسام التالية : -
- وصف ما يفعله العاملبالضبط ( ماذا يفعل ( .
- وصف الهدف مما يفعله ( لمن ولماذا يفعل ( .
- سبب اهتمام المحلل بهذا الفعل .
- وصف الأدوات والمعدات وكل معينات العمل .
- طبيعة ومصدر تعليمات العمل .
- واجبات العامل ونشاطه مع الأفراد سواءً عملاء أم مشرفين أم عمالاً آخرين ، وكذلك مع الأشياء أوالآلات أو البيانات ( Cascio , 1982 , P . 57 ) .
4- المقابلة ( Interview ) :
لا تختلف المقابلة في مضمونها عنالاستخبار ، فكل منهما أداة لفضية تعتمد على ما تثيره لدى الأفراد من استجابات لفظية ، وينحصر الفرق بين الأداتين في أن المقابلة تشترط موقف المواجهة ، وهذا لا يشترطه الاستخبار لأن الأخير يكون مكتوباً ويمكن توجيهه إلى أفراد العينة عن طريق البريد ويمكن توزيعه عليهم مجتمعتين في مكان واحد ويكتفي الباحث ومساعدوه بالإشراف على الجو العام للجلسة ( سويف ، 1978، ص ، 385 ) وفي المقابلة سواءً كانت مقننة أو حرة يتم توجيه الأسئلة والاستفسار عن طبيعة العمل وظروفه و واجباته و متطلباته ومخاطره ... إلخ .
وأسلوب المقابلة من الأساليب الأكثر شيوعاً لجمع بيانات تحليل العمل فمن خلالها يمكن جمع معلومات عن أنشطة العمل التي غالباً لا تلاحظ وأيضاً الأنشطة التيتحدث في فترات زمنية مختلفة ، أو التي لا تتاح للمحلل من مصادر أخرى .
وقد تجري المقابلة أثناء ملاحظة العمل حيث لا يكتفي المحلل بملاحظة العمل ، بل يسأله عن ظروف ومتطلبات العمل ، هذا من ناحية .
ومن ناحية أخرى يمكن أن يقوم المحلل أولاً بملاحظة العامل وهو يؤدي عمله ويدون جميع البيانات التي يمكن الحصول عليها ، ثم يجري المقابلة لجمع البيانات التي تحتاج إلى إيضاح .
من هنا اكتسبت المقابلة أهميتها الخاصة حيث يمكن عن طريقها استكمالالبيانات الناقصة اللازمة للتحليل ، أو توضيح المصطلحات الغامضة المتعلقةبالعمل . إلى جانب هذا يتحقق في المقابلة المزايا التالية : -
أ ) التفاعل المباشر و الحي بين المحلل والعامل من شأنه أن يستثير تعاون الأخير بدرجة أكثر ، مما يتيح الفرصة للمحلل لجمع بيانات متعمقة عن العمل .
ب ) المرونة ، إذ تمكن الباحث من استقصاء جميع البيانات الهامة وتتبع أي نقطة هامة تظهر أثناء المناقشة .
ج ) تجنب مشكلة صعوبة التعبيرات اللغوية لدى بعض العاملين ، وخاصة إذا طلب منهم الإجابة كتابة عن بعض الأسئلة ( نجاتي ، 1964 ، ص 74 – 75 ) .
ومع ذلك يشوب المقابلة عدداً منالعيوب فهي تحتاج إلى كثير من الوقت والتكلفة ، لذا يضطر المحلل إلىمقابلة عدد قليل من العمال ، كما قد ينسى العامل بعض البيانات الهامة أثناءالمقابلة وخاصة إذا كانت حرة . ولذا فإن نجاح هذا الأسلوب يعتمد إلى حدكبير على مهارة المحلل في إجراء المقابلة ، ومن ثم فمن الضروري تدريبالمحلل على تخطيط و تنفيذ عملية المقابلة ، ومن ثم فمن الضروري تدريب المحللعلى تخطيط وتنفيذ عملية المقابلة ، بحيث يعتمد على المقابلة المقننة ،التي تغطي بطريقة منظمة معلومات يتم جمعها أثناء المقابلة .
وأثناءالمقابلة يجب مراعاة ما يلي : -
- ارتباط السؤال بهدف التحليل .
- وضوح الكلمات والأسئلة .
- تجنب الأسئلة الإيحائية أو المثيرة لإجاباتجذابة اجتماعياً .
- التخطيط المسبق للأسئلة ، ويمكن الاستعانة بتحليلاتالعمل المنشورة .
- عدم إبداء أية اقتراحات تتعلق بطريقة العمل أونظامه .
- تجنب الأسئلة ذات الطابع الشخصي التي قد تستثير ضيق المبحوث .
- توفير مناخ ودي يشجع العامل على التعريف الدقيق بواجباته ومسئولياتهوالصعوبات التي يواجهها في عمله .
- تحديد الهدف من المقابلة حتى يقدمالعامل صورة واقعية عن عمله دون مبالغة أو تهوين .
- يحسن اختيار العمالالأكثر قدرة على التعبير اللفظي .
- أن يحرص المحلل على مقابلة عدد منالعمال المهرة في العمل والمشرفين والمدربين لتكوين صورة دقيقة عن العمل و متطلباته ، وكذلك عدد من المتدربين والعمال الفاشلين في العمل والتدريب للتعرف على صعوبات العمل وأسباب الفشل فيه ( نجاتي ، 1964 ، ص ص 74 – 75 ) .
5- الأحداث الحرجة ( Critical Incidents )
أسلوب اقترحه فلانجان Flanagan سنة 1954م ويعتمد على مقابلة وملاحظة العمال والمشرفين بهدف جمع نوادر ( أوحكايات ) ( Anecdotes ) عن سلوكيات العمل التي تشير إلى الأداء الجيد أوالسيئ بهدف التعرف على أشكال السلوك التي تؤدي إلى نتائج مرغوبة أو غيرمرغوبة في العمل ، والتي تميز العمال الناجحين عن العمال الفاشلين ولهذاالأسلوب أهميته في استخلاص أبعاد العمل الدينامية والساكنة ، كما يقدم معلومات قيمة عن كيفية توافق العاملين مع الأحداث الحرجة التي تحدث من حين لآخر .
وفي كل نادرة يتم الاهتمام بوصف ما يلي : -
( أ ) ما الذي أدى إلى وقوع الحدث وما السياق الذي وقع فيه ؟
( ب ) ما الذي فعله الفردبالضبط و كان فعالاً ( أو غير فعال ) ؟
( ج ) ما المترتبات ( التي يمكنإدراكها ) الناجمة عن هذا السلوك ؟
( د ) هل كانت هذه المترتبات تحتسيطرة العامل فعلاً ؟
ويتولى المحلل جمع عينيات كبيرة من الملاحظات منعدد كبير من العمال الذي يؤدون أعمالهم ، وحسب طبيعة العمل قد يتطلب الأمر مئات أو آلافاً من الأحداث لكي تغطي الجوانب السلوكية بصورة مرضية ، ثم يتم تصنيف الأحداث وفقاً لأبعاد العمل التي تمثلها ، ويشكل بذلك صورة للمتطلبات السلوكية للعمل تسهم في إعداد قوائم ( Checklists ) للأداء الفعال وغير الفعال وإحدى هذه القوائم يعرضها الجدول التالي والذي يستخدمفي تحليل عمل رجل الشرطة ، وهي تضم عدداً من المهام التي تميز الأداء الناجح في هذا العمل عن الأداء الفاشل ويطلب من الفرد تقدير كل مهمة ،وفقاً لمقياس تقدير مكون من خمس نقاط حسب كل من : -
- معدل أداء المهمة .
- أهمية المهمة للنجاح في العمل .
- مدى القدرة اللازم توافرها لدى الفردالذي يكلف بهذه المهمة .
- علاقة الأداء الناجح للمهمة بواجبات الشرطيعالية المكانة .
قائمة الأحداث الحرجة في مهام رجل الشرطة ( أنشطة الحراسة العادية )
|
المهمة
|
التكرار
|
الأهمية
|
مدى القدرة اللازمة
|
علاقته بالأداء العام
|
|
1- التعرف على الأماكن والأوقات التي يزداد فيها احتمال حدوث اضطرابات في منطقة الحراسة .
2- المعرفة بالظروف التي تحيط بعملية انتهاك القانون لتحديد ما إذا كان يبدأ التحريات أو يستمر .
3- التعرف على دلائل الأنشطة الإجرامية لدى الأفراد أو الجماعات .
4- التعرف على الأفراد المطلوب القبض عليهم من خلال أوصافهم .
5- الجمع بين أنشطة الحراسة والانتباه والملاحظة المستمرة .
6- جمع وتحليل والتحقيق من المعلومات الواردة من الأفراد عند دراسة نشاط إجرامي وقع بالفعل أو محتمل .
7- استخدام مؤشرات لتحديد ما إذا كان الفرد يقع تحت تأثير عقار أو كحول .
8- التفرقة بين الرأي والحقيقة عند جمع المعلومات .
|
|
|
|
|
( Cascio , 1980 , P , 63 )
استخلاصاً مما سبق نتبين أن أسلوب الأحداث الحرجة يركز على سلوكيات العامل القابلة للملاحظة والقياس لزيادة القيمة العملية للبيانات الناتجة عنه . ورغم ذلك يؤخذ على هذا الأسلوب كبر ما يتطلبه منجهد في عملية جمع وتجريد وتصنيف الأحداث واقتصاره على وصف سلوكيات العملالتي ترتبط بفاعلية الأداء أو عدمه ، بينما ينصب اهتمام محلل العمل على وصف أداء العمل في مستواه المتوسط أو الذي يتم في المواقف الطبيعية .
وبهذا القدر نكتفي بعرض طرق جمع بيانات العمل ، غير أنه من الممكن الإشارة إلى إمكانية قيام محلل العمل بطرق أخرى يراها ملائمة ،كدراسة المناقشات الفنية بين خبراء العمل ، ويوميات العمل ( Work Diaries ) التي يستخدمها بعض العاملين في تسجيل ما يفعلونه خلال اليوم ، وكذلك الرجوع إلى سجلات الصيانة ، وتحليل الرسوم المبسطة للمعدات ، وذلك لاستنتاج ما يؤديه العامل في عمله .( Mccormick , llgen , 1984 , P , 40 ) .
ومع هذا التنوع في طرق جمع بيانات تحليل العمل تختلف أهمية هذه الطرق باختلاف الأغراض التي يستخدم فيها التحليل . لذا فإناختيار طريقة معينة يعتمد أولاً على الهدف من التحليل ذاته وخصائص هذهالطريقة ، ومن بين البحوث التي أجريت لتقييم طرق تحليل العمل بحث أجراه ليفين وزملاؤه تبين فيه أن أسلوب الأحداث الحرجة أكثر تفضيلاً لدى المحللين إذ يقدم بيانات ملائمة لتصميم أدوات تقييم للعمل تتسم بصدق المحتوى ( Levine etal 1983 ) .
وتشير بحوث أخرى اهتمت بالمفاضلة بين هذه الطرق إلى أن الجمع بينها أفضل من الاعتماد على طريقة واحدة ، إذ يؤدي هذا إلى زيادة مستوى الدقة في وصف العمل . ( Zedek & Cascio , 1984 )
- أنتجمع البيانات من خلال المتخصصين في العمل .
- الاعتماد على مصادر حديثةلجمع المعلومات .
- أن تتم ملاحظة العمل بواسطة محلل العمل نفسه .
- أن تعدل استمارة تحليل العمل ، بما يجعلها صالحة لتحليل معظم الأعمال الصناعية كفئة ، والإدارية كفئة أخرى .
استخدامات تحليل العمل
ذكرنا أن لتحليل العمل أهدافه واستخداماته العملية ، باعتباره الأسلوب العلمي لجمع وتحليل المعلومات الدقيقة . عن الأعمال والأفراد ، التي تسهم في اتخاذ القرارات الجيدة سواءً المتعلقة بإدارة العمل أو إدارة الأفراد . ومن أهم استخدامات المعلومات التي يقدمها تحليل العمل ما يلي : -
1- الاختبار ( Selection ) والتوجيه ( Guidance ) والتعين ( Placement ) .
لما كان تحليل العمل يمدنا بالبيانات الهامة عن القدرات والسمات والمهارات التي يتطلبها النجاح في الأعمال المختلفة ، فإنه يمثل أساساً لتصميم أو اختبار المقاييس الملائمة لتقييم مختلف القدرات والسمات والمهارات اللازمة لأداء العمل بحيث تستخدم نتائجها كمحكات موضوعية لعمليات الاختيار والتوجيه والتعيين ، وكمصادر للتنبؤ بمدى نجاح الأفراد في الأعمال المختارين فيها أو الموجهين إليها . علاوة على ذلك يقدم تحليل العمل معلومات عن خطوات العمل وعناصره . وهي المعلومات التي تسهم في تحديد عدد الأفراد اللازم اختيارهم للعمل تجنباً لمشكلة العملة الزائدة التي قد تعوق الانتاجية وتمثل عبئاً على المنظمات .
2- تحديد الاحتياجات التدريبية
لكل برنامج تدريبي مكونان هما المحتوى ، أي ما ستدرب عليه العامل والمنهج ، أي طريقة التدريب . ويفيد تحليل العمل في التخطيط لهذين المكونين ، فالمعرفة بطبيعة ومستوى المهارات والمعارف اللازمة لأداء العمل تحدد مضمون البرنامج التدريبي وأهدافه ، أما المعرفة بطبيعية العمل وبجوانبه المختلفة فإنها تساعد على تصميم وحدات التدريب وترتيبها حسب صعوبتها ، وتحديد أفضل الطرق للتدريب ، كذلك فإن تحليل العمل يقدم بيانات ضرورية لازمة في اختيار المتدربين الملائمين لزيادة عائد التدريب وتقليل الفاقد بقدر الإمكان .
3- النقل والترقية
من شأن المعرفة بالأعمال من حيث خصائصها وظروفها ومتطلباتها أن تسهم في ترشيد عمليتي النقل والترقي ، حسب مدى صعوبة الأعمال ، بحيث تتم الاستفادة من خاصية انتقال أثر التعلم أو التدريب ، بما ييسر من توافق العامل مع العمل الجديد ، بدون تدريب ، أو بأقل قدر منه .
4- تحسين طرق العمل
لا يمكن لإدارة العمل أن تلاحظ الحركات الزائدة أو الخاطئة التي تعطل العامل عن عمله أو تستفيد مجهوداً زائداً بدون تحليل العمل وتحديد الحركات الضرورية اللازمة لأدائه والزمن الذي تستغرقه كل حركته .
ومن هنا كان لتحليل العمل أهميته في تحسين طرق العمل وتبسيطه بما يحقق مبدأ اقتصاد الحركة والوقت ( Motion & Time Economy ) كما يفيد تحليل العمل في وضع معايير مراقبة الجودة والإنتاج ، مثل تحديد عدد المنتجات الواجب إنجازها في كل وحدة زمنية .
5- تقييم العمل ( Job Evaluation )
نظراً لأن الحد الأدنى للأجور يتم تحديده من خلال القوانين العامة للعاملين بالدولة ، بصرف النظر عن طبيعة أعمالهم ، كان من الضروري تقييم الأعمال لتحديد قيمة مالية للبدلات والعلاوات التي يجب أن يحصل عليها العامل نظير طبيعة عمله وخطورته ومتطلباته من المهارة والجهد البدني والجهد الذهني والمسئولية ... إلخ . ويقدم تحليل العمل المعلومات عن هذه الجوانب ليتم استخدامها في تقييم العمل من أجل التوزيع العادل للأجور . والأعمال في حاجة مستمرة إلى تحليلها وتقييمها بصفة دورية ، بحيث تتسق الأجور مع عمليات التشغيل الفعلية .
6- تقييم الأداء ( Performance Appraisal )
يفيد تحليل العمل في تقديم صورة كاملة لعناصر العمل وشروطه ، مما يفيد في الحصول على مقاييس أو مؤشرات جيدة للنجاح في العمل ، بحيث تستخدم لقياس كفاية العامل ومدى إتقانه لعمله ، فمثلاً تحليل عمل الآلة الكاتبة يسير إلى أن لهذا العمل شرطين لازمين للنجاح فيه هما الدقة والسرعة ، ولذا وجب تقييم أداء شاغل هذا العمل من خلال الشرطين بالمقاييس الملائمة .
7- تحسين بيئة العمل
يكشف تحليل العمل عن الظروف التي يتطلبها كل عمل من حرارة ورطوبة وإضاءة وتهوية وغيرها ، فإن كانت بدرجة غير ملائمة يمكن تحسينها . وكذلك يفيد تحليل العمل في دراسة أسباب الحوادث والإصابات مما يعين على تحديد المخاطر الكامنة في الآلات ، أو في إجراءات التشغيل ، ولهذا تستخدم نتائج تحليل العمل في تحسين وتطوير المعدات وطرق التشغيل لتحقيق درجة أكبر من الأمن سواءً في التشغيل أو الصيانة .
8- تحديد وتقسيم الاختصاصات والمسئوليات
كثيراً ما يشترك عدد من الأفراد في القيام بمهمة معينة ، بحيث يتخصص كل فرد منهم في أداء جزء معين من هذه المهمة ، وهنا يفيد تحليل العمل في تقسيم المهام والاختصاصات على مجموعة من الأفراد ، مما يعمل على انسياب العمل بسهولة ودقة ، دون أن ينشب صراع بين أدوار العاملين أو الأقسام بالمنظمة ، إلى جانب ذلك يفيد تحليل العمل في تحديد عدد الوظائف اللازمة للعاملين ، وتحديد طبيعة هذه الوظائف .
9- الإرشاد المهني ( Occupational Counseling )
توفر دراسات تحليل العمل بيانات ومعلومات تفيد الأفراد الذين يتقدمون للالتحاق بعمل معين قد لا يتناسب متطلباته مع قدراتهم ومهاراتهم ، وذلك من خلال تعديل رغبة هؤلاء الأفراد وإرشادهم إلى أعمال تتناسب مع إمكانياتهم . أما في حالة تمسك المتقدم للعمل برغبته في الالتحاق به فعلى المرشد أن يقدم اقتراحاته المتعلقة بمزيد من التعليم أو الدورات التدريبية التي من شأنها أن تؤهله لشغل هذا العمل . كما يفيد تحليل العمل في إرشاد الأفراد المعوقين عقلياً أو حسياً أو جسمياً للأعمال التي تتلاءم مع إعاقتهم
10- تصنيف الأعمال
تفيد نتائج تحليل العمل في تصنيف الأعمال إلى فصائل مهنية ، بحيث تضم كل فصيلة مجموعة متشابهة من الأعمال من حيث عدد من المحكات الموضوعية ، مثل متطلبات هذه الأعمال من القرارات والسمات أو تشابه واجبات العمل أو عملياته .
ومن شأن هذا التصنيف أن يحقق أهدافاً عملية من أهما :
أ – تسيير عمليتي الاختيار والتوجيه المهني ، بحيث يتم اختيار أو توجيه العامل بعد دراسة خصاله إلى مجموعة من ألأعمال يختار من بينها ما يتسق مع ميوله .
ب – تنظيم عملية نقل العمال من عمل إلى آخر في نفس الفصيلة ، للاستفادة من الأثر الإيجابي للتعلم أو التدريب .
ج – تقييم الأعمال وتحديد أجورها ، بحيث تحدد الأجور المتماثلة للأعمال المتشابهة من حيث واجباتها ومسئولياتها والمهارات اللازمة لها .
د – تحديد سياسات وبرامج تشغيل القوى العاملة وتوجيهها وتدريبها .
إلى جانب هذا ، يحقق التصنيف أهدافاً بحثية ومنهجية من أهمها : -
هـ - زيادة مستوى الدقة المنهجية في اختيار عينات البحوث في علم النفس الإداري ، بحيث تقتصر على أعمال من فصيلة معينة أو تغطي فصائل مختلفة .
و- تحديد مدى إمكانية ومشروعية المقارنة بين نتائج مختلف البحوث التي اهتمت بأعمال مختلفة ، فالمقارنة ممكنة ، إذا كانت الأعمال من نفس الفصيلة .
ي - تحديد مدى إمكانية تطبيق نتائج بحوث علم النفس الإداري ، بحيث لا تتجاوز حدود الفصيلة المهنية .
ن - الاقتصاد في الجهد والمعلومات المهنية ، مما ييسر من معالجتها واستعادتها .
إرشادات لكتابة التوصيف الوظيفي
بالنسبة للقائمين بتوصيف محتوى الوظائف يعتبر وضوح العبارة تحدياً حقيقياً إذ يجب على هؤلاء أن يصفوا بدقة ما يقصدونه . ويرجع السبب في أهمية وضوح العبارة إلى أن الكثير من برامج تنمية الموارد البشرية يعتمد على الوصف الدقيق لمحتوى الوظائف.
وعلى سبيل المثال فإنه بالنسبة للتكليفات المكتبية المتعلقة بالتعامل مع النماذج والإستمارات يستخدم الفعل "يعالج مع" باستمرار في بيان النشاط فهل الفعل (يعالج – يتعامل مع) يعنى مراجعة البيانات الواردة بالنموذج من أجل الدقة أو إدخال البيانات بالنموذج أو نقلها إلى نماذج أخرى أو نقل النموذج إلى موظف آخر؟ ربما يعنى هذا الفعل قيام الموظف بمراجعة ما في النموذج من بيانات واتخاذ قرار أو إجراء بناء على تلك البيانات. ومن هنا يتضح لنا أن استخدام فعل الحركة الصحيح هو الذي يوضح للقارئ مايتم في كل وظيفة .
إليك هذا الملف المضغوط حمله من الرابط التالي
إنشاء معايير توصيف الوظائف
في الأمم المتحدة
Time in Algiers